So erstellen Sie eine Transaktionsliste

In der Buchhaltung sind PDF-Dokumente überall: Lieferscheine, Abnahmeberichte, Rechnungen. Um Beträge abzugleichen, Berichte zu erstellen oder Daten in einem einzigen Register zu sammeln, müssen diese Dokumente in der Regel in eine Tabelle übertragen werden.

Häufige Probleme mit diesen PDFs

• Dokumente sind unterschiedlich formatiert
• Stempel und Unterschriften überlagern den Text
• Tabellen passen nicht auf eine Seite und erstrecken sich über mehrere Seiten
• wenn das Dokument ein Scan ist, können Daten ohne OCR nicht extrahiert werden

PDF to Google Sheets extrahiert Tabellen und Listen aus PDFs und wandelt sie in eine bearbeitbare Google-Sheets-Tabelle um. Nach der Konvertierung können die Daten sortiert, geprüft und weiterverwendet werden.

Unten sehen Sie ein Beispiel eines in Google Sheets konvertierten Lieferscheins:

Dokumente in ein einheitliches Format bringen

Für die Buchhaltung reicht es nicht aus, einfach nur Zahlen zu übertragen — alles muss derselben Struktur folgen: konsistente Spalten, klare Feldnamen und ein übersichtliches Layout. Das macht es einfach, Lieferscheine, Berichte und Rechnungen in einer Liste zusammenzuführen, schnell nach Lieferant oder Datum zu filtern und Abweichungen zu erkennen.

Welche Daten üblicherweise aus Lieferscheinen, Berichten und Rechnungen extrahiert werden

Nach der Konvertierung werden die folgenden Felder typischerweise in die Tabelle exportiert:

• Dokumentnummer
• Datum
• Gegenpartei / Lieferant
• Positionen (Waren / Dienstleistungen)
• Menge und Preis (falls verfügbar)
• Betrag
• MwSt. / Steuersatz (falls verfügbar)
• Dokumentgesamtbetrag

Was Sie als Nächstes mit der Tabelle in Google Sheets tun können

Sobald die Dokumente standardisiert sind, ist es praktisch, sie als Register zu verwalten:

• Dokumente von verschiedenen Gegenparteien in einer einzigen Tabelle zusammenführen
• nach Datum, Lieferant, Betrag oder Status filtern
• schnell Abweichungen finden (zum Beispiel Dokumentgesamtbeträge vs. geleistete Zahlungen)

Status und Links zum Original-PDF

Es ist außerdem nützlich, sofort einen Status hinzuzufügen (erhalten / verarbeitet / bezahlt) und einen Link zum Original-PDF einzufügen. Dadurch wird die Tabelle zu einem Arbeitswerkzeug und nicht nur zu einem Archiv.