Как собрать накладные в одну таблицу

В бухгалтерии часто встречаются PDF-документы: накладные, акты и счета.  Чтобы сверить суммы, подготовить отчётность или собрать данные в один реестр, их обычно нужно перенести в таблицу.

С такими PDF обычно возникают проблемы

• Документы оформлены по-разному
• Печати и подписи перекрывают текст
• Таблицы не помещаются на страницу целиком и растягиваются на несколько страниц
• Если документ — скан, без OCR данные не извлечь

PDF to Google Sheets берёт таблицы и списки из PDF и превращает их в редактируемую таблицу в Google Sheets. После конвертации данные можно сортировать, проверять и использовать дальше.

Ниже пример результата конвертации накладной в Google Sheets:

Приведение документов к единому формату

Бухгалтерии нужно не только перенести цифры, а сделать так, чтобы всё было в одном формате: одинаковые столбцы, понятные названия и чёткая структура. Тогда накладные, акты и счета легко собрать в один список, быстро отфильтровать по поставщику или дате и увидеть расхождения.

Какие данные обычно извлекают из накладных, актов и счетов

Обычно после конвертации в таблицу выгружают такие поля:

• номер документа
• дата
• контрагент / поставщик
• позиции (товары / услуги)
• количество и цена (если есть)
• сумма
• НДС / ставка (если есть)
• итог по документу

Что дальше делать с таблицей в Google Sheets

Когда документы приведены к единому формату, удобно вести их как реестр:

• объединять документы от разных контрагентов в одну таблицу
• фильтровать по дате, контрагенту, сумме или статусу
• быстро находить расхождения (например, суммы по документам vs оплачено)

Статусы и ссылки на исходный PDF

Ещё удобно сразу отмечать статус (получен / проведён / оплачен) и добавлять ссылку на PDF – так таблица становится рабочим инструментом, а не просто архивом.